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In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses Anfang Februar wurde neben anderen Themen auch der Jahresbericht der städtischen Digitalisierung vorgestellt. Ramona Krieger, die Leiterin des Teams eGovernment und Digitalisierung, präsentierte die Ergebnisse aus dem Jahr 2023.
Das Team existiert seit Anfang Mai 2022, doch eine wesentliche Neuerung im letzten Jahr ist die Verstärkung durch ein neues Mitglied. Thorsten Fern unterstützt nun Xenia Lämmle und Ramona Krieger auf dem Weg, das Rathaus Schritt für Schritt zu digitalisieren.
Die Aufgaben des Teams richten sich nach der gesetzlich vorgeschriebenen Digitalisierungsstrategie für Onlinezugänge. Mit den Projekten digitale Kindergartenverwaltung, Ferienspielmanagement und Mieten der Grillplätze im Südpark konnten die Bürgerinnen und Bürger bereits letztes Jahr von zu Hause aus den Service im Rathaus in Anspruch nehmen. Dies wird weiterhin ausgebaut und verbessert.
Zum Jahreswechsel lief der Programmauftrag #GoDigital aus, der das Team bislang beschäftigt hat, und das Team wurde fester Bestandteil der Stadtverwaltung Kelsterbach. Innerhalb dieses Auftrags wurden Digitalisierungslotsinnen und -lotsen ernannt und als Multiplikatoren in die Ressorts und Teams des Rathauses eingesetzt sowie als Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und dem Team Digitalisierung. Da sich dieser Vorgang bewährt hat, wird man auch zukünftig daran festhalten.
Von den anfänglich 176 identifizierten Prozessen, um das Rathaus weg von Papieranträgen und hin zu einfacheren Onlinezugängen zu bringen, konnten 2022 64 und 2023 92 umgesetzt werden. Diese Prozesse sind nun als eService verfügbar und betreffen größtenteils das Bürgerbüro, der Abteilung mit dem meisten Kundenkontakt. 2024 stehen weitere 39 Prozesse zur Umsetzung an. Doch auch außerhalb dieses Registers stehen Prozesse an, von denen im vergangenen Jahr ebenfalls 19 umgesetzt und auf der städtischen Website implementiert wurden. Darunter fallen beispielsweise Online-Anträge zur Anmeldung von Kerbeumzügen, Baumfällungen oder Bewohnerparkausweisen.
Krieger warnt in diesem Zusammenhang vor Trittbrettfahrern, die Websites und Dienstleistungen optisch nachahmen und vermeintliche Services anbieten, um Kundendaten oder Geld zu erbeuten. „Man sollte niemals Geld an Dritte überweisen“, so Krieger. Das Fatale: Die Stadt bekomme von diesen Betrügereien im Vorfeld nichts mit. Daher sei Vorsicht stets geboten und im Zweifelsfall solle man bei der Stadt direkt nachfragen, wenn man Bedenken habe.
Das umtriebige Team hat jedoch auch außerhalb der Abarbeitung von Prozessen nach Optimierungsmöglichkeiten Ausschau gehalten. Mit einem selbstgedrehten Video bewarb man sich bei einem Preisausschreiben der Viind GmbH, einem führendem Unternehmen zur Implementierung von Chatbots auf Websites, für eine dreimonatige Chatbot-Testphase – und gewann. Der Chatbot, der der Stadt fortan zum Test zur Verfügung stehen wird, ist eine künstliche Intelligenz, die mit Besuchern der Website schriftlich kommuniziert und einfache Fragen beantworten können soll.
Zum Dokumentenmanagementsystem meldete Thorsten Riesner von der WIK an, dass es dringend vonnöten sei, dass es hiermit schneller voran gehe. Krieger bestätigte dies und sagte, sie hoffe stark darauf, dass der Prozess in diesem Jahr abgeschlossen werden könne. Auch Bürgermeister Manfred Ockel meldete sich hierzu zu Wort und sagte, dass dies ein Kapazitäts- und Sicherheitsthema sei. Beim kommunalen Dienstleister ekom21 liefe dieser Prozess bedauerlicherweise ebenfalls sehr schleppend an. Auch aus anderen Kommunen seien entsprechende Rückmeldungen gekommen.
Außerhalb Kelsterbachs tauscht sich das Digitalisierungsteam regelmäßig in der Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) mit anderen Städten aus. Dazu zählen mehrmals im Jahr Treffen einer IKZ-Stammgruppe aus dem Kreis Groß-Gerau und auch im Facharbeitskreis Digitale Region Frankfurt Rhein Main des Regionalverbands ist Kelsterbach vertreten.
Für 2024 stehen unter anderem die Umsetzung der ausstehenden Prozesse, weitere Optimierungen, aber auch die Einführung des Chatbots sowie eines Liegenschafts- und Gebäudemanagements aus. (ana)